Caixa de e-mail para captura de XML

Muitos fornecedores enviam o XML da nota por e-mail, às vezes compactado, às vezes colado no corpo da mensagem. Em vez de baixar, descompactar e importar à mão, você aponta uma caixa de e-mail para a plataforma. Ela lê as mensagens novas, encontra os XMLs e importa NF-e, CT-e e NFS-e, além dos eventos de cancelamento e carta de correção de NF-e.

Informe o servidor IMAP, a porta, o tipo de segurança, o usuário e a senha. Use uma senha de aplicativo (a senha pessoal costuma ser recusada) e, se possível, uma caixa ou pasta dedicada aos XMLs. Depois de salvar, use Testar conexão: ela confirma o acesso e mostra quantas mensagens não lidas há na pasta, sem alterar nada.

O Intervalo de leitura vai de 5 minutos a 24 horas. A Pasta de processados é opcional: quando preenchida, as mensagens lidas são movidas para ela. Nenhuma mensagem é apagada. Em Remetentes permitidos você pode limitar quem pode enviar XMLs; mensagens de outros endereços não são importadas.

Só mensagens não lidas da pasta de leitura. De cada uma a plataforma extrai:

• anexos .xml;
• anexos compactados .zip e .gz, com todos os XMLs de dentro;
• XML colado no corpo da mensagem, em texto ou HTML.

Outros formatos compactados (.rar, .7z) não são suportados, e PDFs de DANFE são ignorados. Cada XML passa pela mesma validação da importação manual: a empresa é identificada pelo CNPJ, um documento que já existe não é duplicado e a cota de documentos é consumida normalmente.

A plataforma envia um e-mail por mensagem aos administradores quando há XML de um CNPJ que não é de nenhuma das empresas cadastradas, arquivo com erro ou não suportado, ou remetente fora da lista permitida. O e-mail traz remetente, assunto e a lista de arquivos com o motivo, mas nunca o conteúdo do XML. Também há aviso, uma vez, quando o servidor recusa a senha ou fica inacessível.

Se chegarem muitas mensagens com problema na mesma hora, os avisos passam a ser reunidos em um resumo. Documentos que já existem não geram aviso.

A tela mostra o estado da caixa, a última leitura, os totais dos últimos 30 dias e as mensagens recentes com o resultado de cada arquivo: Importado, Já existia, CNPJ de outra empresa, Não suportado ou Erro.

Se uma mensagem ficou com erro que pode passar (por exemplo, cota de documentos esgotada), ela continua não lida na caixa e aparece como Com erro - aguardando reprocessamento. Resolva o motivo e use Reprocessar; o que já foi importado não é duplicado.

Para o que fazer com os documentos importados, veja Documentos recebidos. Se o e-mail de alerta não chegar, confira o servidor de e-mail (SMTP) em Administração > Servidor de E-mail (SMTP).