Documentos no dia a dia

NF-e, CT-e e MDF-e, no menu lateral, listam os documentos das suas empresas com Número, Emitente, Destinatário, Emissão, Valor, Status e Último Evento - a última manifestação registrada para aquele documento, quando houver.

Os filtros aceitam número, CNPJ, período e Chave de acesso (44 dígitos). Também dá para filtrar por situação de manifestação - inclusive Sem manifestação, útil para encontrar o que ainda precisa de atenção imediata da equipe fiscal.

As listagens abrem no período Hoje. Para achar uma nota mais antiga, não é preciso ampliar o período: ao informar a chave de acesso (44 dígitos, com ou sem espaços) ou o número do documento no campo de busca, a consulta considera todo o período. Empresa, status, CNPJ e os demais filtros continuam valendo.

Enquanto a busca estiver aplicada, os atalhos e as datas do período ficam desabilitados, com o aviso Busca por chave ou número considera todo o período. O período que você tinha escolhido continua marcado e volta a valer assim que a busca é limpa. O número é sempre o número exato do documento: como ele se repete entre emitentes e séries, use os outros filtros para restringir quando aparecerem notas de fornecedores diferentes.

Os campos de texto (chave, número, CNPJ, busca de usuários e de emitentes) não consultam a cada tecla: a busca começa quando você faz uma pausa na digitação. Colar uma chave de 44 dígitos consulta na hora. Se a resposta demorar, a lupa do campo vira um indicador de carregamento e uma faixa fina aparece no topo da tabela, enquanto a lista anterior continua visível. Respostas rápidas não mostram nada.

Cada documento tem ações de download do XML original - o arquivo fiscal com valor legal, exatamente como veio da SEFAZ - e de um PDF para leitura. O XML é o que o seu contador ou o seu ERP consomem; o PDF é para gente.

Quando alguém te entrega uma chave de 44 dígitos de um documento que ainda não está na plataforma, a busca por chave consulta a Distribuição DFe da SEFAZ na hora. A consulta à SEFAZ só é oferecida quando a chave não é encontrada na base da sua organização, em qualquer data. Se o documento estiver disponível por inteiro, o botão é Baixar XML.

Eventos, dentro de NF-e e de CT-e, mostra cada tentativa de manifestação com Status, Tentativa e o motivo devolvido pela SEFAZ. O histórico é permanente - tentativas rejeitadas também ficam registradas, porque é assim que uma trilha fiscal funciona.

Se o emitente de uma NF-e que você já recebeu registra uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) na SEFAZ, a plataforma detecta esse evento na próxima sincronização e mostra um aviso Nota corrigida pelo emitente no topo do detalhe da nota, com o número de sequência, a data e o texto da correção.

Documento fiscal recebido ou emitido nunca é excluído da plataforma, nem por você nem por prazo. Se uma nota não deve aparecer na sua listagem, use Ocultar da listagem (ícone de olho riscado na linha, para quem tem a permissão de ocultar). A nota some da lista, mas o registro e o XML continuam no acervo e seguem nas exportações, nos relatórios e no fechamento fiscal.

A plataforma guarda os XMLs de forma compactada para ocupar menos espaço, mas isso é invisível para você: o XML baixado é idêntico, byte a byte, ao original, com a mesma assinatura digital, e não há nada a configurar.